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Diretrizes e Normas Operacionais

► DIRETRIZES GERAIS E NORMAS OPERACIONAIS DOS SERVIÇOS E DO SISTEMA DO DIÁRIO OFICIAL ELETRÔNICO DO ESTADO - DOE-E 

  • ESTRUTURA DE GOVERNANÇA
  • ÓRGÃOS
  • UNIDADES
  • USUÁRIOS
  • ENVIO DE MATÉRIAS
  • ELABORAÇÃO DE MATÉRIAS
  • MODELOS
  • EDIÇÕES EXTRAORDINÁRIAS
  • SUPORTE E APERFEIÇOAMENTO

 

1. OBJETIVO 

1.1 ESCOPO DESTE DOCUMENTO:  

As diretrizes gerais e normas operacionais dos serviços e do sistema do DOE-e compreendem as principais regras de utilização do sistema do DOE-e (elaboração, envio e publicação de matérias) e as regras governança.

1.2 NÃO ESCOPO DESTE DOCUMENTO: 

Este documento não é um manual operacional, de passo a passo do sistema e não pretende criar regras para municípios e entes privados que contratam com a PROCERGS para publicar no DOE-e, caso em que pode ser utilizado como guia ou paradigma, se for de interesse da PROCERGS e do contratante.

1.3. DESTINATÁRIO DAS DIRETRIZES DO DOCUMENTO: 

Aplicáveis para a administração pública estadual direta, autárquica e fundacional, de acordo com o Decreto nº 58.114, de 17 de abril de 2025, que regulamenta a Lei nº 14.644, de 18 de dezembro de 2014, que institui o Diário Oficial Eletrônico do Estado – DOE-e, como meio oficial de comunicação e publicidade legal dos atos do Estado do Rio Grande do Sul. 

Portanto, destina-se em especial à equipe técnica do DOE-e na PROCERGS, equipe de supervisão técnica do DOE-e na Secretaria da Casa Civil (Subchefia Jurídica e Subchefia Administrativa) e equipe técnica da SUGEP/SPGG (atos relacionados a matéria de recursos humanos), gestores de sistema e usuários internos do DOE-e das Secretarias, órgãos e entidades do Estado.
 

2. DA ESTRUTURA DE GOVERNANÇA DO SISTEMA 

A governança do Sistema DOE-e será exercida segundo a distribuição de funções e responsabilidades a seguir:

- PROCERGS:  responsável pelos serviços de publicação e disponibilização da imprensa oficial, que compreendem os sistemas de elaboração e publicação de matérias no DOE-e, o acervo digital das informações e o sítio eletrônico do Doe-e. Portanto, é quem estabelece as ferramentas tecnológicas para suporte da imprensa oficial e sobre os serviços do DOE-e;

- Secretaria da Casa Civil: exerce a supervisão sobre a imprensa oficial e sobre os serviços do DOE-e  no âmbito do Estado, compreendendo as diretrizes gerais dos serviços, bem como as orientações aos órgãos e às entidades, no âmbito da administração pública estadual, com vistas ao atendimento dos princípios de publicidade, da eficiência e da transparência, bem como à preservação das informações oficiais. Nesta linha, algumas ações e definições de uso do sistema eletrônico do DOE-e são centralizadas no órgão supervisor, conforme detalhado ao logo deste documento; e

- órgãos e entidades são responsáveis pelo conteúdo das matérias enviadas e publicadas no DOE-e. Para tanto, deverão organizar, no sistema DOE-e as unidades de elaboração, conclusão e de liberação das matérias, bem como os usuários autorizados a elaborar e/ou enviar os conteúdos para publicação, atuando em nome das autoridades administrativas que subscrevem os atos.

 

3. DO ÓRGÃO, DOS USUÁRIOS E DAS UNIDADES  

Os órgãos e entidades dispõem de cadastro no Sistema DOE-e, que pode ser estruturado em unidades (Ex: Gabinete e Diretoria Administrativa) que reúnem grupos de servidores responsáveis pela operação (usuários). Cada órgão possui uma cartola no DOE-e, que é uma seção do Diário Oficial Eletrônico que é referente ao órgão ou entidade, onde são publicadas as suas matérias.

Para o cadastro de novo órgão ou entidade, este entrar em contato com a PROCERGS através da caixa postal: credenciamento@diarioficial.rs.gov.br ou pelo telefone (51) 3210-3708, seguindo as instruções do ANEXO I deste documento.

 

3.1. DOS USUÁRIOS

3.1.1. Administrador do Estado 

Perfil de usuário reservado à equipe de supervisão técnica do DOE-e na Secretaria da Casa Civil, para:
- gerir o cadastro de órgãos e unidades, e dos acessos de liberação em atos de competência do Governador do Estado e do Secretário-Chefe da Casa Civil;
-  padronizar a criação, alteração ou exclusão de assuntos e tipos de assunto (fundamentação do ato) utilizados para a elaboração e para o envio das matérias ao DOE-e; e
- parametrizar regramentos e fluxos obrigatórios referentes à Classificação de Matérias.

3.1.2. Administrador no órgão 

Perfil de usuário reservado aos servidores designado pelo Gabinete do titular da pasta ou do Dirigente máximo da entidade, que preferencialmente recairá sobre o servidor que gerencia as demais permissões SOE, para:
-  alterar a estrutura do órgão (alteração de cartola, nome e dados do órgão);
- associar usuários às respectivas unidades em que atuam;
- dar permissões de elaboração, conclusão e liberação nos tipos de assunto, previamente cadastrados pelo Administrador do Estado, inerentes a atos de competência do titular da pasta ou da entidade; e
- dar permissões de elaboração e conclusão nos tipos de assuntos, previamente cadastrados pelo Administrador do Estado, de competência do Governador do Estado e da Secretaria da Casa Civil.

3.1.3. Operador usuário-geral 

Perfil do usuário geral do sistema, a quem, conforme permissões que lhe forem individualmente concedidas por quem já detém a permissão na unidade ou pelo administrador do órgão, incumbe:
- elaborar, alterar, criar modelos; e
- salvar, concluir, cancelar e liberar matérias.

3.1.4. Usuário catalogador 

Perfil do operador do sistema com a permissão exclusiva de consulta e permissão para vincular matérias e palavras-chaves, ações que tem vinculação com a posterior pesquisa dos atos disponível no sítio eletrônico do DOE-e.

 

3.2. DO CADASTRAMENTO DE USUÁRIOS  

3.2.1. Administradores no Órgão 

O Sistema DOE-e se utiliza da plataforma SOE – PROCERGS para o cadastro de servidores.

Para a utilização do sistema, o órgão ou entidade deverão solicitar à PROCERGS, por meio do e-mail credenciamento@diarioficial.rs.gov.br, o cadastramento de dois servidores com o acesso de  administrador do órgão, preferencialmente, ao menos um deles, coincidindo com o servidor administrador do sistema SOE.

3.2.2. Usuário-geral  

No âmbito de cada órgão ou entidade, o administrador do órgão fará a vinculação dos servidores previamente cadastrados no sistema SOE como usuários-geral do Sistema DOE-e, definindo as unidades e as permissões de cada usuário, conforme tarefas que lhe são incumbidas na operação do sistema.

3.2.3. Usuário-catalogador 

No âmbito de cada órgão ou entidade, a permissão de usuário catalogador deverá ser solicitada por meio do e-mail: credenciamento@diarioficial.rs.gov.br, informando o Nome do Servidor e ID Funcional.

 

3.3. DAS UNIDADES

Os órgãos e as entidades, por meio do Administrador do Órgão, podem dividir sua cartola em unidades, nas quais estarão vinculados seus usuários. 

As unidades podem ou não corresponder às equipes do organograma da Secretaria. 

A divisão em unidades permite a criação de fluxos internos no sistema DOE-e (com passos de elaboração, conclusão e liberação de matérias), incluindo etapas intermediárias personalizadas.

Essa divisão em unidades também proporciona a separação, ou seja, a redução das matérias que são visualizadas na lista de trabalho no sistema e eventual divisão por competências (tipos de assunto).

No âmbito da gestão de sistema, os Administradores do Órgão podem solicitar auxílio técnico da Secretaria da Casa Civil, para estabelecer um arranjo funcional de unidades e servidores cadastrados, que reflitam os melhores fluxos operacionais para cada órgão ou entidade.

 

4. DO ENVIO DE MATÉRIAS NO DOE-E 

4.1. ENVIO DOS ATOS ELABORADOS DIRETAMENTE NO SISTEMA DOE-E (FORMULÁRIO) 

Os atos elaborados diretamente no sistema pressupõem o cadastramento prévio de assunto e tipo assunto (fundamentação), com a definição dos papéis das unidades em cada etapa de produção da matéria, da elaboração até a sua liberação para publicação. 

Este formato conta com o tipo de envio “Formulário” e é o preferencial em atos não numerados, como de recursos humanos ou de pessoal e delegações de competência. E será essencial o uso deste formato para os atos que possam gerar informações em banco de dados para servir de fonte para outros sistemas. 

 

4.2. ENVIO DOS ATOS ELABORADOS EM ARQUIVO DE TEXTO (UPLOAD)

Os atos também podem ser elaborados em arquivo de texto que é incluído por “upload” no sistema para a liberação da matéria e posterior publicação, e devem seguir as normas técnicas do ANEXO II deste documento.

Este formato é utilizado preferencialmente para tipos de matérias de conteúdo mais extenso ou normativo, que não sejam compatíveis com a elaboração em formulários, como Leis, Decretos, Ordens de Serviço e Resoluções, em especial os que necessitem ser numerados.

 

5. DA ELABORAÇÃO DE MATÉRIAS DIRETAMENTE NO SISTEMA DOE-E 

5.1. DOS ASSUNTOS E TIPOS DE ASSUNTO NO SISTEMA DOE-E (FORMULÁRIO) 

Na elaboração de matérias diretamente no sistema (formulários), o “tipo de assunto” é o núcleo fixo da redação do ato, que encerra o mérito administrativo e deve fazer constar a autoridade competente, a fundamentação jurídica, o verbo que explicite a ação realizada e elementos acessórios padronizados. 

Para a gestão do Sistema DOE-e, à Secretaria da Casa Civil fica reservada a criação de novos “tipos de assunto”, que levará em consideração a padronização de publicações, a ordenação estruturada de matérias publicadas, a otimização de esforços, a integração com os demais sistemas de gestão do Estado e a facilitação da leitura e da pesquisa de informações publicadas.

Os “tipos de assunto” preliminarmente existentes no antigo Sistema de Gerenciamento de Matérias - SGM foram migrados para o Sistema DOE-e e seguem disponíveis para a elaboração de matérias, podendo ser atualizados ou revisados.

Após a criação do “tipo de assunto” ou em “tipo de assunto” já criados é necessária a associação destes às unidades de cada órgão (item 3.3) pelo usuário administrador no órgão (item 3.2.1).

A criação de novos “tipos de assuntos” ou a alteração dos existentes será feita mediante a solicitação do órgão à Secretaria da Casa Civil, por meio do preenchimento do Formulário de Solicitação de Tipos de Assunto no Sistema DOE-e (Anexo III, deste documento) e do envio deste ao e-mail atos-doe@casacivil.rs.gov.br.

 

5.2. DA UTILIZAÇÃO DE MODELOS PADRONIZADOS  

O “modelo” é um texto complementar ao “tipo de assunto” (fundamentação), que fica vinculado ao órgão ou entidade e, quando selecionado, aparecerá como sugestão no espaço editável do ato. Portanto, na elaboração por formulários, o texto final será composto, obrigatoriamente, dos termos cadastrados no “tipo assunto” (fundamentação) e complementado por modelos padronizados ou texto livre.

O uso do texto do modelo, diferentemente da fundamentação, não é obrigatório, sendo apenas uma ferramenta complementar para auxiliar na elaboração do ato. 

O modelo pode ser criado e alterado por qualquer usuário e fica vinculado ao “tipo assunto” e ao órgão que foi criado e pode ser utilizado pelos demais órgãos, quando da elaboração de um ato que utilize o mesmo “tipo de assunto”.

 

6. DAS EDIÇÕES EXTRAORDINÁRIAS DO SISTEMA DOE-E 

A solicitação de autorização para publicação em edição extraordinária deve ser realizada pelo órgão ou entidade que detenha competência para edição da matéria, por intermédio de ferramenta interna do Sistema DOE-e, mediante inserção de informações solicitadas nos formulários e de aceite das normas técnicas e observando-se os horários previamente definidos.

O titular do órgão ou da entidade deverá avaliar e reportar a justificativa da urgência ou interesse institucional e, no caso de relevante interesse para a administração pública estadual, o Secretário-Chefe da Casa Civil poderá, excepcionalmente, autorizar a edição extraordinária do DOE-e. 

Após a autorização da Secretaria da Casa Civil no sistema do DOE-e, o órgão ou entidade deverá providenciar a liberação da matéria para publicação na edição extraordinária do dia, tambem por meio do sistema do DOE-e, o que deverá ocorrer tão logo disponível no órgão ou entidade, observando-se os horários limites previamente definidos e informados no sistema, podendo não ser publicada em caso de envio extemporâneo.

O órgão ou entidade solicitante deverá acompanhar até publicação da matéria, mantendo contato disponível, conforme informações e normas informadas nos formulários e no sistema.

A PROCERGS manterá regime de plantão para o atendimento após o horário de expediente, exclusivamente para a publicação dos atos do Governador do Estado e do Secretário-Chefe da Casa Civil.

 

7. DAS DEMANDAS DE SUPORTE, DE APERFEIÇOAMENTO DO SISTEMA DE TI E DE GOVERNANÇA 

As demandas de suporte e soluções de problemas do Sistema DOE-e devem ser direcionadas à PROCERGS, responsável pelo suporte técnico, pelo canal Central de Serviços PROCERGS, das 07 às 19 horas (51) 3210-3708.

As sugestões de aperfeiçoamento do Sistema DOE-e e da sua governança devem ser direcionadas à Secretaria da Casa Civil, por meio do e-mail atos-doe@casacivil.rs.gov.br.

 

 

ANEXO I 

Instruções para o cadastro no Sistema DOE-e 


A utilização do Sistema DOE-e para publicação de matérias pressupõe o cadastramento dos órgãos e entidades da Administração Pública, o cadastramento das Unidades de Operação e dos Administradores de Sistema, mediante solicitação com informações parametrizadas pelo sistema.

O órgão interessado na utilização do Sistema DOE-e deve enviar e-mail para credenciamento@diarooficial.rs.gov.br, informando os dados a seguir:
 

1. Dados do Órgão, exibidos de forma ostensiva na cartola:  

a) Nome do órgão (completo); 

b) Sigla do órgão; 

c) Nome do Responsável do órgão; 

d) Cargo do Responsável do órgão; 

e) CNPJ do órgão;  

f) Endereço completo do órgão; e 

g) Telefone. 

 

2. Dados dos Administradores do órgão no sistema SOE: 

a) Nome do servidor (completo); 

b) E-mail funcional do servidor; e 

c) Identificação funcional, com o respectivo vínculo. 

 

a) Nome do servidor (completo); 

b) E-mail funcional do servidor; e 

c) Identificação funcional, com o respectivo vínculo. 

 

3. Lei/norma de criação:

 

 

ANEXO II 

Normas para a publicação de matéria por “up load” de arquivos de texto  

 

  1. NORMAS BÁSICAS DE PUBLICAÇÃO  

- Responsabilidade 

A responsabilidade pelo conteúdo da publicação, definição do Tipo de Diário e do Tipo de Matéria é da entidade que o produziu. 

- Limite de Horário - Envio de Matérias 

As matérias deverão ser enviadas (ou canceladas) até as 19 horas do último dia útil anterior à data de publicação da matéria. 

 - A matéria não será publicada caso o usuário tenha cancelado a matéria até o limite de horário apresentado; e 

- Conferência da matéria  

Antes de submeter o arquivo, o sistema exibirá como o conteúdo será publicado no Diário Oficial Eletrônico do Estado. 

A pré-visualização da publicação evita equívocos na formatação. Por isto, antes de concluir, verifique se há algum problema como: linhas em branco (no meio ou no final dos textos), espaços excessivos, qualquer tipo de desformatação, etc.. 

- Envio de matéria  

Cada matéria deverá ser enviada em um único arquivo. 

   

 2. NORMAS DOS ARQUIVOS ENVIADOS PARA PUBLICAÇÃO 

- Idioma da matéria 

As publicações em imprensa oficial seguem o idioma do país, Português brasileiro. 

Se imprescindível publicar em outro idioma, recomendamos que seja inserido primeiro e texto em português e, abaixo, no outro idioma. 

 - Extensões de arquivos aceitas pelo sistema  

  • ODT (preferencialmente)  

  • RTF  

  • TXT  

  • DOC e DOCX 

 - Página  

  • Tamanho A4 (210x297mm)  

  • Orientação: Retrato 

  - Texto 

  • Fonte: Arial  

  • Tamanho de Fonte: 9 

- Tabelas 

  • Fonte: Arial  

  • Tamanho de Fonte: 6 

  • Não inserir tabela dentro de outra tabela (não mesclar);  

  • As larguras e alturas das tabelas devem ser ajustadas com tamanho "largura preferencial" ou "relativa" (propriedade da tabela);  

  • Orientação do texto deve ser horizontal. 

 - Imagens  

  • Não deverão ser inseridos conteúdos em forma de imagem, salvo casos em que a imagem represente um conteúdo gráfico, indispensáveis para a compreensão do documento, e que não possam ser editados em texto 

  • A imagem não deve ser redimensionada no editor. Sempre que inserir uma imagem, não altere a sua forma;  

  • A imagem deve ser configurada com "Alinhado com o texto" ou "Página ideal" (propriedade da imagem) 

 - Cabeçalhos e rodapés  

  • Não utilize cabeçalhos ou rodapés (este espaço será utilizado pelo Diário Oficial Eletrônico). Digite manualmente o conteúdo desejado no início e no final da matéria. 

- Estilos  

  • Não utilizar estilos do editor de texto como “Título 1, Título 2”. Configure os textos manualmente utilizando “negrito, itálico, sublinhado, tachado, etc.”. 

 - Numeração e Marcadores  

  • Não utilizar numeradores ou marcação automática em suas listas. Faça as enumerações manualmente. 

- Orientação do texto  

  • Horizontal 

- Tabulações  

  • Não utilize tabulações (recomendamos a utilização de tabelas). 

 

ANEXO III 

 

 

FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE TIPOS DE ASSUNTO NO SISTEMA DOE-E 

 

1. Requerentes: (nome, identidade funcional, e-mail, contato telefônico) 

Orgão interessado:  

(ex: Brigada Militar,)  

Autoridade competente para  edição do ato: 

(ex:  – Titular do órgão, ou Secretário Chefe da Casa Civil, Secretário da SPGG, Governador) 

 

2. Local de inclusão do “Tipo de Assunto”:  

Matéria:  

(ex: Recursos Humanos)  

Assunto:  

(ex: Adicional de Penosidade ) 

 

3. “Tipo(s) de Assunto(s)” solicitado(s): 

Nome do “tipo de assunto”: (.......concede Adicional de Penosidade BM..........)  

Minuta do “tipo de assunto”: (verbo/autoridade administrativa/fundamentação) 

Nome do “tipo de assunto”: (.......Adicional de Penosidade BM..........)  

Minuta do “tipo de assunto”: 

 OBS: PODE SER UM OU MAIS DE UM TIPO DE ASSUNTO 

 

autoria: Secretaria da Casa Civil e PROCERGS

base normativa: art. 7o, parágrafo único, Decreto nº 58.114, de 17 de abril de 2025

versão: 1

data: maio de 2025